Onlangs volgde ik een opleiding over de werking van het brein en hoe je die kunt benutten bij veranderprocessen. Timemanagement kwam ook aan bod. En daar ben ik de laatste jaren al druk mee bezig! Ik krijg wekelijks de opmerking: “Ik word al moe als ik hoor wat jij allemaal doet!” en de vraag: “Hoe kun jij met zoveel dingen bezig zijn? Jij moet wel heel veel energie hebben!”
Klopt. Maar het zit hem vooral in dat ik doe wat ik leuk vind en dat ik redelijk streng ben op het gebied van timemanagement. Mijn eigen wekelijkse vraag? ‘Hoe kan ik in zo weinig mogelijk tijd zoveel mogelijk dingen doen?’

Het lukt me lang niet altijd in alle omstandigheden, maar ik heb een aardige routine ontwikkeld die werkt voor mij. Heb jij  voornemens op dit gebied? Gedragsverandering duurt gemiddeld 66 dagen. Misschien dat het met deze tips gaat lukken.

De volgende inzichten zijn allemaal gebaseerd op wetenschappelijke onderzoek over de werking van de hersenen maar die medische info heb ik voor je weggelaten. #focus 😉.

1 Geef prioriteit aan prioriteiten stellen
Begin je dag (of sluit er mee af) met het maken van een overzicht van de belangrijkste todo’s. dan ben je nog fris en plannen kost meer geheugencapaciteit dan mails beantwoorden.
Het helpt ook om overzicht te krijgen en je hoofd leeg te maken. Ik sluit elke vrijdagmiddag af met het bijwerken van mijn todolist. Ik maak geel wat urgent is, haal weg wat klaar is en digitaliseer de nieuwe taken in mijn lijstje. Ik check dan ook even of ik alle voorbereidingstijd goed ingepland heb voor nieuw geplande vergaderingen, lezingen of trainingen.

2 Bespaar mentale energie voordat je bewust energie verbruikt en doe de moeilijkste dingen eerst
Ga niet eerst een uur energie verspillen aan je mails (ja dat doen we allemaal!). De meeste mensen pieken meer in de ochtend dan einde van de middag. Plan de taken die de meeste aandacht vragen als je een frisse en alerte geest hebt. Heb je ontwikkeltaken? Denktaken? Iets waar hersencapaciteit voor nodig is? Iets waar je tegenop ziet? Doe die als eerste!

4 Creëer visuals voor complexe ideeën (een mindmap bijvoorbeeld) en gebruik een gestructureerde manier om je werk te plannen.

5 Plan tijdblokken in voor verschillende manieren van denken
Als je vergadertaken, oplostaken, brainstormtaken, schrijftaken, mailtaken afwisselt ben je frisser dan als je alles door elkaar doet. Lezingen ontwikkelen doe ik in de ochtend. Ik plan mailtijd in. Ik plan de voorbereiding van vergaderingen in en probeer zaken waar ik weinig bij na hoeft te denken aan het einde van de dag. Ik plan een uur per week in voor het lezen van nieuwsbrieven en rapporten en dat mag ik van mezelf alleen verzetten als het elders die week past.

6 Maak een inschatting hoeveel tijd verschillende onderdelen gaan kosten en baseer daar je dagindeling op. Houd in het begin goed bij of dat een realistische planning was.

 7 Moet je iets leren? Probeer eerst de belangrijkste informatie in het werkgeheugen te zetten, niet de gemakkelijkste informatie. Ennuh…. je onthoudt over het algemeen beter als je iets een paar weken lang kort herhaald hebt dan als je het een week vooraf er in stampt.

8 Train jezelf om op te merken wanneer je twee dingen tegelijk doet
Vertraag, concentreer je op slechts één ding. Zet de mail uit of zet je Wordprogramma op de Focus-modus als je moet schrijven.

 9 Creëer routines en repetitieve taken waar mogelijk.
Als je iets automatisch kunt doen, is er geen bewuste gedachte voor nodig en belast je je hersenen dus niet!

10 Als multitasking onvermijdelijk is, combineer dan actieve denktaken met automatische, ingebedde routines, dus was vouwen kan prima tijdens een webinar 😉

11  Verwijder alle externe afleidingen wanneer je je moet concentreren (smartphone, radio, kinderen, honden). Gebruik eventueel een koptelefoon met white noise.

 12 Verminder de kans op interne afleiding door je hoofd leeg te maken voordat je aan een moeilijke taak begint. Gun jezelf de tijd om te switchen. Even wandelen, koffie zetten, was vouwen, brief posten, plassen, Netflixen, lunchen, of een collega bellen dus.

13 Voel je dat je afgeleid wordt door interne afleiding? Gedachtes die niets met je taak te doen hebben? Direct de rem er op! Of schrijf ze op. Werkt ook ’s nachts goed 😉.

Succes!!
Suzanne Verheijden

Inspiratie door Dr. Ilja Sligte, Schouten Nelissen University