Over het belang van een steunstructuur voor digicoaches, iNurses en andere voorlopers

Er is een toename van het aantal ambassadeurs in de zorg! Een ontwikkeling waar ik persoonlijk blij van word. Met name het aantal ambassadeurs op het gebied van digitalisering en zorgtechnologie groeit hard en ze hebben hun succes al breed bewezen. Eerder schreef ik een artikel Alleen een digicoach inzetten is niet genoeg – Buro Strakz. Toch zie ik veel ambassadeurs die, nadat ze het vereiste zwemdiploma behaald hebben, gaan zwemmen buiten de banen, in het diepe gegooid worden of zelfs bijna verdrinken. Daarom zoom ik in dit artikel in op wat een tech-ambassadeur nodig heeft om de rol goed te kunnen vervullen!

Wat is een ambassadeur?
Een ambassadeur is iemand die herkenbaar en zichtbaar is in een organisatie en loyaal is aan een dienst, methode, product of beweging en zijn of haar kennis en ervaring actief en met enthousiasme uitdraagt naar directe collega’s, daarbij inzoomend op kansen en voordelen.
Een ambassadeur krijgt vaak een opleiding en uren binnen zijn of haar huidige functie om collega’s mee te nemen in ontwikkelingen. In de meeste gevallen is er een (tijdelijke) projectleider, innovator of leidinggevende die portefeuillehouder is op het thema waar de ambassadeur actief op is.
De meest voorkomende rollen rondom technologie (die ook beschreven zijn) zijn de digicoach en de iNurse.

Knelpunten
Wat ik zie is dat veel ambassadeurs geworven zijn op hun enthousiasme over of kennis op het thema. Ze zijn digivaardig, techminded en nemen initiateven binnen hun eigen team. Veel van hen zijn echter niet gewend om locatie-overstijgend te werken, te presenteren, collega’s kritisch te bevragen of zelfs aan te spreken, te coachen, of te pionieren. Ze hebben geen opleiding in verandermanagement, omgaan met weerstand, storytelling, of communicatie. Terwijl dat allemaal onderdelen zijn van hun werkpraktijk waar ze dagelijks mee te maken krijgen. Ik zie dat veel digicoaches veel te grote doelen stellen en dan onzeker worden over hun resultaten. Of zo snel weer terug geroepen worden in het rooster dat ze te weinig succeservaringen op kunnen doen.
Het is ook spannend! Een nieuwe rol, een nieuwe taak, een nieuwe verantwoordelijkheid! Die kun je alleen maar uitoefenen in een veilige sfeer waar fouten gemaakt mogen worden. In een omgeving waar je samen met andere ambassadeurs ervaringen mag uitwisselen en kan leren van elkaar. Waar er een steunstructuur is vanuit een project met doelen, activiteiten, middelen, uren, een functieomschrijving en iemand die er voor je is. Die gevraagd en ongevraagd advies geeft, met je meedenkt en je faciliteert in wat je nodig hebt. Die zich realiseert dat jij goud bent voor de organisatie, je waardeert, stimuleert en je helpt om die medailles te blijven halen.

Voorkom de noodzaak tot reanimatie
Hoe zorg je goed voor je ambassadeurs? Een paar praktische tips uit de praktijk:

  • Zorg voor een visie, een plan, doelen en kaders voor de rol van ambassadeur
  • Zorg dat de ambassadeur uren heeft buiten het zorgrooster en bewaak dat die ingezet kunnen worden
  • Zorg dat de ambassadeur zichtbaar en bereikbaar is door een plek op het intranet, een lancering, een visitekaartje, telefoonnummer of (gezamenlijk) mailadres
  • Zorg dat mensen uit de organisatie weten wie ze waarvoor kunnen benaderen en dat ook de ambassadeur weet wie samenwerkingspartners en stakeholders zijn op zijn of haar thema.
  • Zorg voor een platform waar onderling kennis gedeeld kan worden tussen ambassadeurs en waar ze hun ervaringen ook met hun ‘peers’ kunnen delen zoals een Teamspagina of een Intranetpagina.
  • Help de ambassadeur indien nodig bij het maken van een persoonlijke maandplanning of kwartaalplanning. En benadruk dat een marathon ook uit meerdere kleine stapjes bestaat.
  • Zorg dat leidinggevenden zorg goed geïnformeerd zijn over de plannen en maak concrete afspraken over hun bijdrage: zo creëer je een duikplank voor de ambassadeur.
  • Maak samen een onderscheidende communicatiekalender die doorlopend informatie biedt, ook na de lancering.
  • Help de ambassadeurs het verhaal te vertellen. Liefst een gezamenlijk verhaal dat ze persoonlijk kunnen ‘tweaken’
  • Faciliteer hen in (communicatie-)middelen, en voed ze met ideeën voor projectactiviteiten
  • Organiseer sparringssessies/ intervisies of terugkombijeenkomsten waar ambassadeurs kunnen uitwisselen en leren van elkaar onder begeleiding van de verantwoordelijke.
  • Heb aandacht voor benodigde verdiepingskennis als je in een andere fase van je project of programma komt en zorg dat de kennis van de ambassadeurs up to date is
  • Zorg dat ze goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de organisatie binnen hun thema
  • Benut hun kennis en ervaring in nieuw op te starten projecten en leid hen als eerste op in nieuwe applicaties/ technologieën die je uit gaat rollen
  • Evalueer regelmatig met de ambassadeur
  • Agendeer het thema in het MT en deel de resultaten. Breng zowel de opbrengsten als de uitdagingen in beeld en geef aan wat er nodig is
  • Laat je waardering zien over de resultaten en ervaringen die worden opgedaan. Beloon ondernemerschap en lef. Stuur af en toe een belangstellend berichtje of een welgemeend compliment.

Kortom: geef de ambassadeur een zwembandje, een reddingsboei, een diploma B, een betrouwbare en beschikbare zwemdocent en een wedstrijdcoach. (En zorg dat het water een beetje op temperatuur blijft 😊). Zo houdt iedereen het hoofd boven water!

Suzanne Verheijden
Februari 2023